Digitale Lehre im Sommersemester 2020 – Hinweise zur Nutzung der neuen Werkzeuge

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Sehr geehrte Damen und Herren,

über zahlreiche Webseiten, Informationsschreiben, Emails und Videokonferenzen haben wir Sie in den vergangenen Wochen über unsere Vorbereitungen für die großen Herausforderungen des kommenden Sommersemesters informiert. Wir haben Ihre telefonische Erreichbarkeit sichergestellt, für die Heimproduktion von Lehrinhalten Anleitungen, Software und Aufnahmestudios im Z6 zur Verfügung gestellt und die Kapazitäten für bekannte und neue technische Infrastruktur erweitert. Neben der Ermöglichung der Vermittlung von Lehrinhalten auf asynchronem Weg haben wir auch immense Kapazitäten für die Live-Übertragung von Seminaren und Vorlesungen zur Verfügung gestellt. Wir haben neue Werkzeuge zur Kommunikation per Videokonferenz und Chat eingeführt, die in den vergangenen Wochen massiv genutzt wurden. Über all diese Möglichkeiten können Sie sich jederzeit auf den Seiten des Rechenzentrums informieren.

Neben diesen zahlreichen zentralen Lösungen sind in der dezentralen IT ebenfalls große Anstrengungen unternommen worden, um die digitale Lehre im Sommersemester 2020 bewältigen zu können.

Die erforderliche Ad-Hoc Einführung von komplexen Diensten wie Microsoft Teams, Zoom oder Jitsi bringt es leider mit sich, dass die Strukturen zum Betrieb und tiefer gehenden Support dieser Lösungen gar nicht oder nur in sehr begrenztem Umfang zur Verfügung gestellt werden können. Damit sind z.B. Dokumentation, Nutzer-Support durch das Rechenzentrum oder die Integration in vorhandene Infrastrukturen gemeint. Die angebotenen Lösungen wurden in Bezug auf den Datenschutz mit größtmöglicher Sorgfalt geprüft. In Bezug auf Informationssicherheit und Barrierefreiheit waren temporäre Kompromisse vor dem Zeitdruck der Einführung leider unvermeidbar. Auch funktionale Einschränkungen und ein verminderter Komfort bei der Verwendung der neuen Werkzeuge lassen sich nicht immer verhindern: So haben wir beispielsweise die Integration von Apps in Microsoft Teams und Zoom – soweit uns möglich – deaktiviert. Wir empfehlen insbesondere für die Cloud-basierten Dienste die Beachtung datenschutzrechtlicher Aspekte. Meetings in Zoom erfordern grundsätzlich die Vergabe eines Passwortes. Die Aktivierung von Microsoft Teams ist nur in einem zweistufigen Verfahren über StudiSoft möglich. Die Verwendung von Jitsi schließt die Verwendung einiger Browser aus. Zur Schonung der Bandbreiten bitten wir Sie um den sparsamen Einsatz des VPN und um die Deaktivierung von Video-Übertragung z.B. in Videokonferenzen. Auch die Vergabe von Zoom-Lizenzen für sehr große Veranstaltungen können wir aktuell nur in einem halbautomatischen Verfahren anbieten. Wir bieten für die neuen Dienste Foren in WueCampus an, in denen sich die Nutzer im Kontext der Aufgaben der Universität Würzburg rege austauschen und gegenseitig helfen.

Trotz all der genannten Unwägbarkeiten: Mit den nun zur Verfügung stehenden Diensten haben wir technisch das Mögliche getan, um ein Portfolio zu schaffen, mit dem die digitale Lehre stattfinden kann. Die Umstellung erfordert neben der rechtzeitigen Vorbereitung digitaler Lehrmaterialien auch die Übung im Umgang mit den Werkzeugen. Wir möchten Sie daher auch vor dem Hintergrund der sehr begrenzten zentralen Support-Kapazitäten darum bitten, sich – so noch nicht geschehen – möglichst zeitnah, vor Semesterbeginn mit den neuen Möglichkeiten vertraut zu machen.

Auch wenn wir keine Prognose über die zu erwartende Last und die Verfügbarkeit auch der großen lizenzierten Cloud-basierten Systeme wagen, glauben wir, dass das „gewaltige Realexperiment der didaktischen Transformation“ mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen gelingen kann.

In diesem Sinne wünsche ich Ihnen auch im Namen des Teams Ihres Rechenzentrums alles erdenklich Gute für die Osterfeiertage und einen guten Semesterstart.

Mit freundlichen Grüßen,
Matthias Funken

#### English version (automated translation) ###

Dear Sirs,

Over the past weeks, we have informed you via numerous websites, information letters, emails and video conferences about our preparations for the great challenges of the coming summer semester. We have ensured your telephone availability, provided instructions, software and recording studios in Z6 for the home production of teaching content, and expanded the capacities for known and new technical infrastructure. In addition to enabling the asynchronous transmission of teaching content, we have also provided immense capacities for the live transmission of seminars and lectures. We have introduced new tools for communication via video conferencing and chat, which have been massively used in the past weeks. You can inform yourself about all these possibilities at any time on the pages of the computer centre.

In addition to these numerous centralized solutions, great efforts have also been made in decentralized IT to be able to handle digital teaching in the summer semester 2020.

The necessary ad hoc introduction of complex services such as Microsoft Teams, Zoom or Jitsi unfortunately means that the structures for the operation and in-depth support of these solutions cannot be provided at all or only to a very limited extent. This means e.g. documentation, user support by the data center or integration into existing infrastructures. The solutions offered have been checked with the greatest possible care with regard to data protection. With regard to information security and accessibility, temporary compromises were unfortunately unavoidable before the time pressure of introduction. Functional limitations and reduced comfort when using the new tools cannot always be avoided: For example, we have deactivated the integration of apps in Microsoft Teams and Zoom as far as we could. We recommend observing data protection aspects, especially for cloud-based services. Meetings in Zoom always require a password. The activation of Microsoft Teams is only possible in a two-step procedure via StudiSoft. The use of Jitsi excludes the use of some browsers. In order to conserve bandwidth, we ask you to use the VPN sparingly and to deactivate video transmission, e.g. in video conferences. Also the allocation of zoom licenses for very large events can currently only be offered in a semi-automatic procedure. For the new services we offer forums in WueCampus, where users actively exchange information and help each other in the context of the tasks of the University of Würzburg.

Despite all the uncertainties mentioned: With the services that are now available, we have done what is technically possible to create a portfolio with which digital teaching can take place. In addition to the timely preparation of digital teaching materials, the changeover also requires practice in using the tools. In view of the very limited central support capacities, we would therefore like to ask you to familiarize yourself with the new possibilities as soon as possible before the start of the semester.

Even if we do not dare to make a prognosis about the expected load and availability of even the large licensed cloud-based systems, we believe that the "enormous real experiment of didactic transformation" can succeed with the available resources.

With this in mind, on behalf of the team at your data center, I wish you all the best for the Easter holidays and a good start to the semester.

With best regards,
Matthias Funken