Umstieg von „Microsoft Office Professional Plus“ auf „Microsoft 365“

Unter anderem wird zukünftig standardmäßig nicht mehr „Office Professional Plus“, sondern „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ (früher „Office 365“) auf den Rechnern der Beschäftigten der Universität eingesetzt.

Die bekannten Office Programme wie „Word“, „Excel“ oder „Power Point“ (sowie „Outlook“, „OneNote“, „Access“ und „Teams“) werden dabei weiterhin lokal auf den Geräten installiert.

Neu ist, dass zur Aktivierung der Software nun ein individueller Microsoft-Account der Universität erforderlich ist. Alle 30 Tage ist eine Anmeldung mit diesem Microsoft-Account notwendig, da die Software auf diese Weise überprüft, ob noch eine gültige Lizenz vorhanden ist. Für die Aktivierung ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich, sodass sie auch aus dem HomeOffice oder auf Dienstreisen durchgeführt werden kann.

Der Benutzername des Microsoft-Accounts entspricht Ihrer JMU-E-Mail-Adresse mit der Domäne "@uni-wuerzburg.de" bzw. "@stud-mail.uni-wuerzburg.de". Das Passwort entspricht dem Ihres JMU-Accounts.

Bitte beachten Sie, dass „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ nicht gleichzeitig mit älteren Versionen der Microsoft Office Programme installiert sein kann. Bei der Installation von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ werden ggf. vorhandene ältere Versionen der Office Programme automatisch deinstalliert.

Insbesondere, wenn Sie neben „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ auch „Visio“ oder „Project“ nutzen möchten, benötigen Sie dazu die jeweils aktuelle Version dieser Programme. Da „Visio“ und „Project“ nicht Bestandteil von „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ sind, müssen ggf. zusätzlich kostenpflichtige Lizenzen über den WebShop bestellt werden.

Sobald das konkrete Datum für den Umstieg feststeht, erhalten Sie hierzu weitere Informationen. Wir möchten Sie jedoch schon jetzt über die bevorstehenden Veränderungen informieren, damit Sie diese bei Ihrer Arbeitsplanung bestmöglich berücksichtigen können.

Zugang zu den Lizenzen und Installationsdateien

Studierende erhalten die Lizenzen weiterhin kostenlos. Sie können die Installationsdateien zukünftig direkt über die Microsoft Webseite https://go.uniwue.de/o365 herunterladen. Eine Bestellung über StudiSoft ist dann nicht mehr erforderlich.

Beschäftigte der JMU erhalten die Lizenz sowie den Zugriff auf die Installationsdateien ohne zusätzliche Kosten. Personen, die ein verwaltetes Gerät verwenden (das heißt, auf deren Geräten ein SCCM Client sowie das „Softwarecenter“ installiert sind), finden die Installationsdateien zukünftig zum Download im Softwarecenter. Alle anderen Beschäftigten können sich dann mit ihrem persönlichen Microsoft-Account der Universität unter https://go.uniwue.de/o365 anmelden und die Installationsdateien dort herunterladen.

Personen, die einen JMU-Account, aber keinen Beschäftigten-Status haben (z.B. Lehrbeauftragte) erhalten zukünftig kostenlos Zugriff auf die Funktionalitäten von „Office for the Web“. Die Nutzung von Cloud-Diensten wie „Teams“ ist damit ebenfalls möglich, die Office Anwendungen können jedoch ausschließlich im Browser genutzt werden. Sofern Sie eine Lizenz für die lokale Installation der Office Programme benötigen, wenden Sie sich bitte an die für IT-Bestellungen verantwortliche Person in Ihrer Einrichtung. Lizenzen können bei Bedarf kostenpflichtig im WebShop bestellt werden.

Beschäftigte des Universitäts-Klinikums Würzburg erhalten Lizenzen und Installationsdateien über das Klinikum.

Optionale Nutzung von Cloud-Diensten

Optional können mit dem Microsoft-Account der JMU auch die folgenden Microsoft Cloud-Dienste genutzt werden:

• Forms
• List
• OneDrive
• Office for the Web (Word, PowerPoint, Excel)
• OneNote (mit Class Notebook)
• Stream
• Teams (ohne Apps / nur mit wenigen Apps)
• Whiteboard

Die Nutzung der Dienste ist nach der ersten Anmeldung automatisch möglich, sie müssen nicht noch einmal extra bestellt werden, jedoch ist dort genau auf die Regeln zur Nutzung zu achten. Planner, SharePoint Online, Teams und To Do haben nur einen eingeschränkten Funktionsumfang, da Exchange Online bzw. SharePoint Online (unter anderem aus Datenschutzgründen) nicht oder nur eingeschränkt bereitgestellt werden.

Optionale verbundene Erfahrungen in Office

Bei den „optionalen verbundenen Erfahrungen“ handelt es sich um spezielle Dienste im Rahmen des Microsoft 365 Pakets, deren Nutzung mit einer erhöhten Übertragung von Daten an Microsoft einhergeht. Diese Dienste sind daher standardmäßig deaktiviert, können aber demnächst optional ohne zusätzliche Kosten über StudiSoft freigeschaltet werden.
Zu den „optionalen verbunden Erfahrungen“ gehören diese Dienste:

• 3D-Karten
• Kartendiagramme
• Einfügen von Onlinebildern
• Einfügen von Online-3D-Modellen
• PowerPoint-Schnellstarter
• Recherche
• Intelligentes Nachschlagen
• Ähnlichkeitsprüfung
• Lebenslauf-Assistent

Die Freischaltung der „optionalen verbundenen Erfahrungen“ ist außerdem auch zur Nutzung des Office Stores erforderlich. Zum Schutz vor Malware, ungewolltem Datenabfluss sowie Lizenzfallen stellt die Universität nur ausgewählte Erweiterungen für Office und Windows in dem jeweiligen Store bereit. Sofern Sie zu dienstlichen Zwecken weitere Anwendungen benötigen, kann nach Prüfung von Barrierefreiheit, Datenschutz, Informationssicherheit, Lizenzrecht und Mitbestimmung eine Freischaltung erfolgen.

Nicht verfügbare Dienste

Booking, Delve, Dynamics 365, Exchange Online, MyAnalytics, Power Apps, Power Automate, Power BI und Sway stehen aus datenschutzrechtlichen sowie technischen Gründen nicht zur Verfügung. Zudem werden Kaizala, Yammer und Video nicht bereitgestellt, da die enthaltenen Funktionalitäten durch Teams bzw. Stream abgedeckt werden.

Datenschutz

„Microsoft 365 Apps for Enterprise“ ist datenschutzfreundlicher als Office Professional Plus, da das Senden von nicht erforderlichen Diagnosedaten nun zentral unterbunden werden kann. Zudem können Sie mit dem Office Diagnoseviewer Einblick in die übermittelten personenbezogenen Daten nehmen. Der Satz der an Microsoft übermittelten Daten wurde auf das Notwendigste reduziert; gleichzeitig ist gewährleistet, dass die Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit gut benutzbar bleiben.

Ihr Passwort wird nicht auf Servern von Microsoft gespeichert und das Passwort kann nur im Userportal der Universität neu gesetzt werden. Zudem können Sie Ihren Microsoft Account bei einigen Geräten auf eine passwortlose Authentifizierung umstellen oder Ihren Account mit einem zweiten Faktor vor Missbrauch schützen.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite: https://go.uniwue.de/ms365