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  • 50-jähriges Jubiläum des Rechenzentrums
Rechenzentrum

Datenschutzerklärung für eLabFTW an der JMU Würzburg

Verbindliche deutsche Fassung

Basisinformationen

Verantwortlicher

Julius-Maximilians-Universität Würzburg
(Körperschaft des öffentlichen Rechts)

Ihr Präsident oder ihre Präsidentin vertritt die Universität.

Sanderring 2, 97070 Würzburg

Telefon +49(0)931-31-0
Telefax +49(0)931-31-82600

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Sanderring 2
97070 Würzburg
Telefon +49(0)931-31-0
datenschutz@uni-wuerzburg.de

Allgemein

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
  • Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Liegt eine internationale Übermittlung von personenbezogen Daten ohne Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vor, haben Sie das Recht eine Kopien der vertraglichen Garantien auf Anfrage bei uns erhalten.
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. Neben dem Beschwerderecht können Sie auch einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.

Widerrufsrecht bezüglich Einwilligungen

Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Das Archivrecht (und dessen Vorrang gegenüber der Löschung) bleibt bei Löschfristen unberührt.

Dienstinformation

Datenkategorien

eLabFTW ermöglicht das digitale Management von Forschungsdaten in einem elektronischen webbasierten Laborbuch. Für die Nutzung des Dienstes ist die Speicherung und Verarbeitung folgender personenbezogener Daten erforderlich:

  • Bestandsdaten, einschließlich Accountinformationen: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu eLabFTW-Teams
  • Verkehrsdaten: Logdaten und Cookies
  • Projektdaten und -dokumentation

Name und E-Mail-Adresse der Nutzer werden bei der Anmeldung per Shibboleth an den eLabFTW-Dienst übertragen.

Nutzer können auf ihrer Profilseite weitere Informationen wie z.B. eine ORCID-iD angeben, wenn sie dies wünschen.

eLabFTW an der Universität Würzburg setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzungscookies) ein, z. B. zur Navigation auf der Webseite.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Personenbezogene Daten werden zum Zweck der Abwicklung der Anmeldung sowie zur weiteren Benutzerverwaltung verarbeitet.

  • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Bestands- und Verkehrsdaten im Rahmen des Betriebs des elektronischen Laborbuchs ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 2, Art. 6 Abs. 2 und Art. 10 Abs. 2 BayDSG.
  • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Forschungsdaten ist Art. 85 Abs. 2 DSGVO i.V.m. Art. 25 BayDSG.
  • Support im Rahmen der zulässigen Zweckerweiterung gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG erbracht. Rechtsgrundlage für das Qualitätsmanagement ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 7 BayHO, Art. 10 BayHSchG)

Datenspeicherung

Diese Instanz von eLabFTW wird am Rechenzentrum der Universität Würzburg betrieben. Die erhobenen Daten werden in der MySQL-Datenbank gespeichert, die mit dieser Instanz von eLabFTW verbunden ist und auf die nur der Systemadministrator zugreifen kann.

Empfänger

Empfänger personenbezogener Daten können Forschungspartner der Universität Würzburg sein, die an konkreten Projekten beteiligt sind. Die Weitergabe dieser Daten an Forschungspartner liegt in der wissenschaftlichen Verantwortung der Projektbeteiligten.

Das Rechenzentrum der Universität Würzburg gibt keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter.

Marketing

Es werden keine Daten zu Marketingzwecken weitergegeben.

Internationaler Datentransfer

Ein internationaler Datentransfer ist derzeit nicht vorgesehen.

Löschfristen

  • Projektdaten und -dokumentation werden anlassbezogen bis zum Wegfall der Erforderlichkeit aufbewahrt. Es liegt in der Verantwortung der Team-Admins, festzustellen, ob diese Erforderlichkeit noch besteht oder Daten gelöscht werden können.
  • Bestandsdaten zu Nutzerkonten werden analog zu den Projektdaten ebenfalls bis zum Wegfall der Erforderlichkeit gespeichert.
  • Logdaten werden nach drei Monaten gelöscht, sofern diese nicht anonymisiert werden.
  • Sitzungscookies werden mit Beenden der Browsersitzung gelöscht.