Adobe

In den Verträgen können nicht alle Risiken für die Hochschulen bereits geeignet behandelt werden. Daher sollte die Hochschulleitung zentral einen Beschluss zum Umfang des Einsatzes von Adobe Produkten und Diensten auf Grundlage einer eigenen Bewertung der Risiken fassen. Folgende Risiken (nicht abschließend) sollten unter anderem nach Empfehlung der Stabsstelle bewertet werden:

• Nutzung von Kundendaten und Dienstdaten durch Adobe für eigene Zwecke
• Clouddienstbezogenheit der Auftragsverarbeitung
• Risiken aus Geheimnisschutz gemäß § 203 StGB
• Rechtsrisiken durch internationalen Datentransfer
• Unklarheiten im Hinblick auf Unterauftragsverarbeiter
• Eingeschränkte Nutzbarkeit der Dienste im Hinblick auf sensible personenbezogene Daten
• Nicht-Verfügbarkeit der Dienste u.a. in Russland und China
• Wirksamkeit organisatorischer Maßnahmen, wie etwa Nutzungsbedingungen
• Risiken durch die Haftungsbeschränkung von Adobe
• Beachtung von Vorgaben des US-Export-Rechts
• Digitale Souveränität

Die Nutzung bestimmter Cloud-Dienste von Adobe erfordert eine Auftragsverarbeitung sowie eine Verpflichtung zur Geheimhaltung.

2018 und 2019 wurden mit Adobe angepasste Auftragsverarbeitung einschließlich der Standardvertragsklauseln von 2010 für die Hochschulen vereinbart. Die jüngste Fassung enthält auch Ergänzungen im Hinblick auf § 203 StGB.

Auch die neuen Standardvertragsklauseln aus Juni 2021 wurden nun integriert und machen die Vertragskronstruktion der Auftragsverarbeitung deutlich übersichtlicher.

Die Auftragsverarbeitung aus 2021 ist auch in den ETLA FTE 2021 integriert. Ein eigener Abschluss ist nicht mehr zwingend erforderlich, jedoch aus Gründen der Nachweisbarkeit ratsam.

Geheimhaltung

Bitte prüfen Sie, ob die Vertraulichkeitsverpflichtung von Adobe aus Ihrer Sicht den gesetzlichen Anforderungen aus § 203 StGB genügt.

Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten in der Adobe Cloud

Außer für Adobe Sign ist eine Verarbeitung von sensiblen personenbezogenen Daten in der Adobe Cloud vertraglich nur eingeschränkt vorgesehen. Darauf sollten die Hochschulen Nutzerinnen und Nutzer hinweisen.

Internationaler Datentransfer

Soweit die Hochschulen zum neuen Vertrag 2021 erstmals die Clouddienste von Adobe nutzen möchten, sind auch die neuen Standardvertragsklauseln aus Juni 2021 nun intergriert.

Die Hochschulverträge

Die Hauptprodukte der Rahmenverträge für Hochschulen sind Acrobat Pro und Creative Cloud (Pro).

Einige der Rahmenverträge stellt Adobe auf eine Produktseite für die Hochschulen dar, deren Link wir Ihnen gerne auf Anfrage bereitstellen.

Adobe Reader

Bitte beachten Sie, dass u.a.für  Adobe Reader ein speparter Lizenzvertrag erforderlich ist.

Bei dem Bestellformular sollten Sie die Frage "How many copies will you be distributing within the next 12 months?" mit der Anzahl Ihrer User beantworten, da der Lizenzvertrag  vom nutzerbasierenden Modell ausgeht und die angebenene Zahl der Zeile "How many end-users will you be distributing to?" zuordnet.

Diese Übersicht dient nur der ersten Orientierung.

Maßgeblich für die Nutzungsrechte ist alleine der Lizenzvertrag.

Bestimmungen und Informationen des Herstellers

Das Angebot von Adobe unterliegt den Bestimmungen aus dem Rahmenvertrag Adobe Enterprise Term License Agreement (ggf. Link oder Informationsseite anbieten) eine gezielte Verarbeitung von Kategorien besonderer personenbezogener Daten im Rahmen der On-Demand-Dienste ist nicht gestattet, ebenso deren Nutzung in Russland oder China.

Einzelne Dienste könnten zudem der Datenschutzrichtlinie von Adobe unterliegen.

Ergänzende Regelungen aus dem Kooperationsvertrag für WebShop4All gemäß § 7 Abs 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg

Die Software ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche (ggf. nicht kommerzielle) Projekte einzusetzen. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist bei einem Bezug über den WebShop nicht vorgesehen. Die Bestimmungen des Herstellers sind von Bestellenden an die Nutzenden der Software weiterzugeben.

Soweit Sie mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeiten, müssen Sie und die Nutzenden der Software die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellen.

Beachten Sie, dass dieses Produkt nicht dafür vorgesehen ist, interne oder vertrauliche Informationen der Hochschule zu erstellen oder zu bearbeiten. Sie und die Nutzenden sind dafür verantwortlich das Dienst- und Amtsgeheimnis zu wahren und die Vorgaben Ihrer Einrichtung zur Informationssicherheit zu beachten.

Information zur Datenverarbeitung für den Bezug und die Bereitstellung

Ich nehme zur Kenntnis, dass

mein Vorname, Nachname, meine E-Mail-Adresse der Hochschule, Angehörigkeit und Mitgliedstatus zur Hochschule,

zum Bezug und Nutzung der Software Adobe und seinen cloudbasierten Servicefunktionen als Hilfsmittel für die Lehre und Forschung durch die Verantwortlichen verarbeitet werden. Grundlage der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 S. 6 BayHSchG. [Ggf. in Bayern: Bei der Bereitstellung der Nutzerkennungen unterstützt uns die Universität Würzburg.]

Lizenzgeber und Auftragsverarbeiter für die Cloudservices ist Adobe Systems Software Ireland Limited. Für die Unterauftragsverarbeiter ist das rechtlich angemessene Datenschutzniveau durch die Standardvertragsklauseln gemäß Beschluss 2010/87 der EU-Kommission garantiert.

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Die ergänzende Datenschutzinformationen (Kontaktinformationen der Verantwortlichen, Betroffenenrechte, Speicherdauer und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten) finden Sie unter dem Reiter „Hilfe“ unter „Kontakt und Support“.

Hier die wichtigsten Informationen, die Adobe zum Thema Sicherheit bereithält.

Allgemeines

• Sicherheit von Adobe Document Cloud
• Sicherheit von Adobe Creative Cloud
• Ressourcen und Whitepaper
• Hinweise zum Softwaremanagement
• Adobe über Sicherheitsprobleme benachrichtigen
• Transparenzberichte zu Behördenanfragen

Verfügbarkeit

• Dienstestatus

Risiken

• Risikoeinschätzung durch Adobe
• Sicherheitsbulletins und -hinweise
• Sicherheitsbulletins und -hinweise abonnieren

Compliance

• Sicherheitszertifizierungen und Co
• Informationen zur Datenverarbeitung
• Updates zu den Informationen zur Datenverarbeitung abonnieren

Tipps

• Aktivieren Sie für Acrobat standardmäßig die Sandbox.
• Verzichten Sie auf eine standardmäßige Installation von Flash Player, Shockwave Player und Air.

Verantwortliche Stelle

Angaben des Verantwortlichen

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Angaben des Verantwortlichen

Zwecke der Datenverarbeitung

Bezug und Nutzung der Adobe Creative Cloud als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung. Dies umfasst die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 2 Abs. 1 S. 6 BayHSchG

Datenumgang

Verantwortliche Hochschule

Universität Würzburg als Empfänger und Verantwortlicher

Darüberhinaus verarbeitet die Universität Würzburg Daten in eigener Verantwortung, soweit diese zur Vertragserfüllung erforderlich sind, etwa Supportanfragen und Verkehrsdaten zum Schutz der eigenen IT-Systeme. Diese Informationen stellt Ihnen die Universität Würzburg separat bereit.

Adobe Systems Software Ireland Limited als Empfänger und Verantwortlicher

Rechtlich ist das angemessene Datenschutzniveau für den internationalen Datentransfer und Verarbeitung durch die Unterauftragsverarbeiter durch die Standardvertragsklauseln gemäß Beschluss 2010/87 der EU-Kommission garantiert.

Darüberhinaus verarbeitet Adobe Systems Software Ireland Limited in eigener Verantwortung, etwa zur

• Verwendung von Adobe-Anwendungen,
• Analyse von Inhalts durch maschinelles Lernen,
• Interessenbasierte Werbung von Adobe,
• Bereitstellung der Adobe-Websites,
• Verwendung von Adobe Experience Cloud.

Es werden ausführlicheInformationen zur Datenverarbeitung  und zuEinstellmöglichkeiten  bereit gestellt.

Betroffenrechte

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

• Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
• Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe. Die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
• Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München.

Über Ihr Widerrufsrecht und Ihr Widerspruchsrecht informieren wir Sie gesondert.

Widerspruchsrecht

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Adobe stellt umfassende Informationen bereit und bietet zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten an.

Sofern die Nutzung über Accounts erfolgt, die von der Einrichtung verwaltet werden, ist bei den Desktopanwendungen Telemetrie nach den Ausssagen von Adobe deaktiviert.

Adobe stellt für seine Produkte Berichte zur Barrierefreiheit bereit.

Die Berichte berücksichtigen jedoch noch nicht immer die jüngste Fassung der EN 301 549.

Mit Adobe können Dokumente barrierefrei erstellt werden.

Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation von Adobe etwa zu Acrobat Pro und InDesign.

Ebenso ist eine Prüfung von Dokumenten auf Ihre Barrierefreiheit möglich.

• Handbücher
• Hinweise zur Informationssicherheit
• Geplanter Lebenszyklus der Produkte