E-Mailadressen

An der Universität Würzburg werden teilweise noch vom Standardformat (Vorname.Nachname@uni-wuerzburg.de) abweichende Email-Adressen verwendet. Die Verwendung von Subdomains in Email-Adressen (Vorname.Name@<bereich>.uni-wuerzburg.de) erzeugt einen hohen administrativen Aufwand, z.B. in der automatisierten Pflege der Adressen über das Identity Management, in der Konfiguration von mailnahen Systemen (Load Balancer, VPN), der Zertifikatsverwaltung oder im IT-Support. Die Nutzung von Cloud Services (z.B. von Microsoft) ist funktional eingeschränkt, wenn die Email-Adresse nicht dem Standardformat entspricht.

Nach eingehender Beratung im ITBG  wurde nicht zuletzt auch im Hinblick auf die Corporate Identity der Universität Würzburg im Oktober 2022 die Vereinheitlichung der Mail-Adressen auf das Standardformat für neue und vorhandene Email-Adressen beschlossen. Für Letztere werden die bisher genutzten Adressen als Alias erhalten bleiben. Im Einzelnen ergeben sich daraus folgende Konsequenzen:

• Neue Email-Adressen werden seit dem 15.11. nur noch im Standardformat vergeben
• Vorhandene Email-Adressen mit IMAP-Mailbox werden zusammen mit der Exchange-Migration auf das Standardformat umgestellt, bereits umgestellte Mailboxen bis Ende 2023
• Bereits heute haben alle Mitglieder der Universität (mit Ausnahme von Studierenden) eine Alias-Adresse im Standardformat, unter der Emails empfangen werden können.
• Mit Umstellung der Email-Adresse ist es i.A.  notwendig, diese in Outlook mit einem neuen Profil einzurichten. Auch muss evtl. auf dem Smartphone die neue Email-Adresse als Benutzername geändert werden, bei IMAP-Clients sollte die verwendete Absender-Email-Adresse entsprechend aktualisiert werden.
• Wir empfehlen zeitnah die Änderung Ihrer Einstellungen in Systemen, an die Sie Emails versenden und die ggf. Emails von Ihnen im Standardformat (noch) nicht akzeptieren (z.B. Mailinglisten)
• Über Outlook ist ab der Umstellung einer Mailbox ein Versand nur noch über die Standardadresse möglich, über SMTP ist weiterhin ein Versand von den alten Adressen möglich (nicht empfohlen und vom IT-Support nicht unterstützt)
• Unberührt von dieser Umstellung ist die Verlängerbarkeit von Accounts für Mitarbeitende, welche die Universität verlassen haben
• Zur Vermeidung einer Fehlzustellung von Emails werden Accounts, welche nicht verlängert wurden bei Namensgleichheit eines neuen Mitarbeitenden fünf Jahre lang nicht neu vergeben.
• Bei häufigen Namen ist die Ergänzung der Email-Adresse mit einer fortlaufenden Zahl vor dem „@“ leider unvermeidlich (bspw. Vorname.Name2@uni-wuerzburg.de)
• Nach der Umstellung ist nur noch die Hauptmailadresse im Standardformat zur Anmeldung an Microsoft 365 Diensten (z.B. Microsoft Teams) sowie Adobe CC verwendbar. Eine Anmeldung mit jmuaccount@uni-wuerzburg ist nicht mehr möglich.
• Bei Funktionsaccounts wird die Bereichsbezeichnung der Email-Adresse mit einem Bindestrich vorangestellt. So wird z.B. aus sekretariat@bereich.uni-wuerzburg.de zukünftig die Email-Adresse bereich-sekretariat@uni-wuerzburg.de. Bitte teilen Sie uns ggf. entstehende Änderungswünsche (unter Berücksichtigung des Standardformats) für die Funktionsadressen mit.
• Im Zuge der Umstellung werden wir auch die datenschutzrechtlich bedenkliche Weiterleitung für ehemalige Mitarbeitende von @uni-wuerzburg.de an externe Mail-Adressen (z.B. gmail, gmx etc.) einstellen. Stattdessen werden wir für Mailboxen mit einer aktiven Weiterleitung (z.B. an Vorname.Name@gmail.com) einen Autoreply einstellen der den Absender über die neue Email-Adresse (z.B. bei gmail) informiert – der Absender kann dann entscheiden, ob er die Email erneut an die private Email-Adresse senden möchte. Die von uns eingerichtete Autoreply-Funktion wird vom Nutzer anpassbar oder deaktivierbar sein.

Für Einrichtungen wie Institute, Lehrstühle, Dekanate, Sekretariate und Funktionen, Dienste, Projekte etc. können spezifische Funktionsmailadressen beantragt werden.

Für diese gilt folgendes Schema:   <präfix> - <bezeichnung> @ uni-wuerzburg.de

Das Schema besteht aus einer Zweiteilung vor dem @: die Mailadresse beginnt mit einem Präfix und enthält einen frei wählbaren Adressenteil. Präfix und Adressteil werden durch einen „-“ getrennt.

Erläuterungen zum Präfix

• In Zusammenarbeit zwischen den jeweilingen IT-Bereichsmanagern und dem RZ wurden bereits Präfixe für die Einrichtungen aller Fakultäten und zentralen Einrichtungen definiert.
• Bei der Beantragung neuer Funktionsmailadressen können Sie aus einer Liste von Präfixen, die für Ihre Fakultät / Einrichtung existieren, das für Sie passende Präfix auswählen.
• Neue Präfixe können von IT-Bereichsmanagern beim RZ beantragt werden.

Universitätsweite Funktionsmailadressen werden für zentrale Dienste und Funktionen vergeben. Sie haben universitätsweite Bedeutung, sind für die gesamte Universität relevant und haben einen einrichtungsübergreifenden Charakter. Beispiele: wuestudy@uni-wuerzburg.de, wuecampus@uni-wuerzburg.de etc.

Für diese gilt folgendes Schema:   <bezeichnung> @ uni-wuerzburg.de

Auf ein Präfix kann verzichtet werden.

Universitätsweite Funktionsmailadressen können von allen Einrichtungen beantragt werden. Bei Uneinigkeit über die zentrale Bedeutung einer beantragten Mailadresse ist eine Begründung des Antragstellers erforderlich, die dem CIO zur Entscheidung vorgelegt wird.