Exchange-Mailverteiler

Exchange-Mailverteiler sind dynamische Verteiler, die automatisch immer die aktuellen Mitglieder einer Gruppe, die in unserem User-Portal gepflegt wird, enthalten.

Erstellung eines Mailverteilers
Um einen Exchange-Mailverteiler zu erstellen, können Sie im User-Portal eine neue Gruppe erstellen oder eine vorhandene Gruppe verwenden, bei der Sie als Verwalter eingetragen sind. Den Antrag auf einen Exchange-Mailverteiler finden Sie ebenfalls im User-Portal unter

Anträge > Verfügbare Anträge > Exchange: Mailverteiler

Wählen Sie hier die entsprechende Gruppe aus, aus der Sie einen Mailverteiler generieren möchten.

Pro Gruppe kann nur ein Exchange-Mailverteiler bestehen.

Schritte für den Antrag

• Für den Antrag wählen Sie eine Mailadresse und ein Präfix aus einer vordefinierten Liste.
• Geben Sie den gewünschten Anzeigenamen im Antrag an, unter dem der Verteiler im globalen Exchange-Adressbuch zu finden ist.
• Wählen Sie aus vier verschiedenen Typen von Verteilern, je nachdem, wer Mails schicken oder moderieren darf.
• Bestimmen Sie, ob die Liste auch von externen Mailadressen erreichbar sein soll.
• Der IT-Support prüft den Antrag und erstellt den Exchange-Mailverteiler.

Genehmigungsprozess und Dauer bis zur Aktivierung
Wurde für den Exchange-Verteiler vorerst eine neue Gruppe beantragt, so muss erst dieser Antrag genehmigt werden, um den Antrag auf den Exchange-Mailverteiler stellen zu können. Dies geschieht in der Regel schnell, und der Benutzer erhält eine E-Mail nach der Genehmigung.

Anschließend kann der Mailverteiler beantragt werden. Auch hier erfolgt die Genehmigung in der Regel zügig, abhängig vom aktuellen Arbeitsaufwand der Mitarbeiter. Nach der Genehmigung kann es bis zu einer Stunde dauern, bis der Mailverteiler über die gewählte Mailadresse erreichbar ist, da die Synchronisierung zum Exchange-Server etwas Zeit in Anspruch nimmt. Um den Mailverteiler auch über das Exchange-Adressbuch auswählen zu können, dauert es im Regelfall bis zu einem Tag, da das globale Adressbuch täglich für alle aktualisiert wird.

Moderation von Mailverteilern
Wenn Sie sich für einen moderierten Verteilertyp entschieden haben, müssen Moderationsanfragen von den jeweiligen Gruppenverwaltern genehmigt werden. Da es sich hier um Exchange-Mailverteiler handelt, können Sie diese Anfragen nur im Exchange Umfeld genehmigen, das bedeutet entweder über den Outlook Client oder unseren Webzugang Outlook im Web.

Verwaltung und Änderungen
Sie können die Mailadresse selbst auswählen, müssen jedoch ein Präfix aus einer vordefinierten Liste wählen. Änderungen am Anzeigenamen, Verteilertyp und der Erreichbarkeit sind nachträglich über denselben Antrag möglich. Für Änderungen der Mailadresse wenden Sie sich bitte an den IT-Support. Die Mitglieder der Gruppe können jederzeit im User-Portal unter "Meine Gruppen" geändert werden. Änderungen werden sofort im Mailverteiler reflektiert.

Versand und Erreichbarkeit
Um eine E-Mail an den Verteiler zu senden, geben Sie die Mailadresse des Verteilers in das "An"-Feld Ihrer E-Mail ein oder wählen Sie den Verteiler im Adressbuch "Distribution Lists" aus. Im Antrag kann festgelegt werden, ob der Verteiler auch von extern erreichbar sein soll. Dies ermöglicht es externen Benutzern, E-Mails an die Verteilergruppe zu senden.