Datenschutzerklärung und Information zur Datenverarbeitung einschließlich Informationen von Endgeräten
Basisinformationen
Verantwortlicher
Julius-Maximilians-Universität Würzburg
(Körperschaft des öffentlichen Rechts)
Ihr Präsident oder ihre Präsidentin vertritt die Universität.
Sanderring 2, 97070 Würzburg
Telefon +49(0)931-31-0
Telefax +49(0)931-31-82600
Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Sanderring 2
97070 Würzburg
Telefon +49(0)931-31-0
datenschutz@uni-wuerzburg.de
Allgemein
Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:
- Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
- Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
- Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
- Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
- Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Liegt eine internationale Übermittlung von personenbezogen Daten ohne Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vor, haben Sie das Recht eine Kopien der vertraglichen Garantien auf Anfrage bei uns erhalten.
- Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. Neben dem Beschwerderecht können Sie auch einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.
Widerrufsrecht bezüglich Einwilligungen
Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.
Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
Das Archivrecht (und dessen Vorrang gegenüber der Löschung) bleibt bei Löschfristen unberührt.
Kurzfassung
- Die Universität Würzburg verwaltet über https://uni-wuerzburg.zoom.us/ eine umfassende Kollaborations- und Kommunikationslösung.
- Anbieter der Lösung von Zoom Video Communications Inc. als regulierter Telekommunikationsdiensteanbieter wird von der Telekom Deutschland GmbH angeboten.
- Wenn Sie Zoom nutzen, sind Sie weltweit zwecks Kommunikation für alle anderen Nutzenden auffindbar.
Anwendungsbereich
Der Geltungsbereich dieser Informationen erstreckt sich auf die
- Verwaltung der Account Information, Profil- und Teilnehmerinformationen, Kontakte und Kalenderintegrationen, Diensteeinstellungen, Registrierungsinformationen und Geräteinformationen
- Organisation von Meetings und Webinaren
- Inhalte und Kontext von Meetings, Webinaren und Nachrichten
- Aufzeichnungen von Meetings oder Webinaren
Zwecke der Verarbeitung
Bezug und Nutzung die Kollaborations- und Kommunikationslösung Zoom als Hilfsmittel für die Lehre, Forschung und Verwaltung einschließlich statistischer Auswertung. Dies umfasst die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services (inklusive der weltweiten Erreichbarkeit und Auffindbarkeit innerhalb der Zoomlösung zwecks Kommunikation), Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.
Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Bereitstellung des Dienstes und statistische Auswertung
Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m Art. 4 BayDSG (u.a. Artt. 2, 10, 55 BayHSchG)
Bereitstellung als Arbeitsmittel
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (§ 106 Gewerbeordnung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG (Art. 33 Abs. 5 GG)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 3a Abs. 1 ArbStättV
Für Aufzeichnungen von Veranstaltungen
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Verträgen mit Aufzeichnungsverpflichtungen
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in den übrigen Fällen
Offenlegung an Zoom, soweit keine Auftragsverarbeitung
Geschützt durch das Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG.
Offenlegung an Teilnehmer oder Nutzende
Ausübung der Grundrechte, insbesondere der Meinungs- Lehr- und Forschungsfreiheit.
Datenkategorien
| Nummer | Bezeichnung der Daten |
|---|---|
| 1 | Account Information |
| 2 | Profil- und Teilnehmerinformationen |
| 3 | Kontakte und Kalenderintegrationen |
| 4 | Diensteeinstellungen |
| 5 | Inhalte und Kontext von Meetings, Webinaren und Nachrichten |
| 6 | Aufzeichnungen von Meetings oder Webinaren |
| 7 | Daten aus der Erbringung des Telekommunikationsdienstes |
Empfänger und Garantien für den Internationalen Datentransfer
| Nr. bei Kategorien | Empfänger | Anlass der Offenlegung | Speicherort | Garantien |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Nutzende | Telekommunikation | Veröffentlichung | Entfällt, da keine Übermittlung |
| 1-6 | Telekom Deutschland GmbH sowie Zoom Video Communications, Inc. und Unterauftragsverarbeiter | Auftragsverarbeitung | Weltweit | Standardvertragsklauseln |
| 5 | Teilnehmende | Kommunikation | Weltweit | Außerhalb des Anwendungsbereiches nach Art. 85 DSGVO |
| 7 | Telekommunikationsdiensteanbeiter | Telekommunikation | Weltweit | Fernmeldegeheimnis |
Löschfristen
| Nr. bei Kategorien | Löschfrist |
|---|---|
| 1, 3, 4 | 30 Tage nach Löschen des Accounts bzw. Vertragsende |
| 2 | 30 Tage nach Ende der Veranstaltung. In aggregierter Form zudem 12 Monate. Eine Cloud basierte Speicherung erfolgt nicht. |
| 5 | Soweit keine Aufzeichnung erfolgte, werden Chatnachrichten nach 12 Monaten gelöscht. |
| 6 | Nach Widerruf von Einwilligungen, die zur Veröffentlichung und Speicherung der Aufzeichnung erforderlich sind oder nach Wegfall Erforderlichkeit für Veröffentlichung und Speicherung der Aufzeichnung. Eine Cloud basierte Speicherung erfolgt nicht. |
| 7 | In Verantwortung des Telekommunikationsdiensteanbieters |
Bereitstellungspflicht
Ohne die Bereitstellung von Account Informationen (für die veranstaltende Person oder bei geschlossenen Meetings), der anfallenden Verkehrsdaten und der Informationen zu Ihrem genutzten Endgeräte können Sie den Dienst nicht nutzen.
Telekommunikationsdienst
Seit dem 1. Dezember 2021 ist die Meeting- und Webinarlösung von Zoom mit seinem Kommunikationsangebot ein Telekommunikationsdienst. Insoweit ist ausschließlich das Unternehmen Zoom Video Communications Inc. verantwortlich.
Grundsätzlich ist es für alle Kommunikationsteilnehmer, die Zoom nutzen, möglich mit Ihnen zu kommunizieren.
Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und von Informationen von Endgeräten finden Sie in der Datenschutzerklärung von Zoom.
Support durch Zoom
Der Support wird von Zoom in eigener Verantwortung erbracht. Bitte vermeiden Sie, sofern nicht für die Behebung des Problems erforderlich, die Offenlegung von personenbezogen Daten.
Webseite von Zoom
Für die Webseiten von Zoom ist Zoom Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzes.
Nur für die Einstiegsseite der JMU ist die Universität datenschutzrechtlich verantwortlich, nicht jedoch für die Weiterleitungen zur Erbringung des Telekommunikationsdienstes und die Links „Download Client“ und „Zoom Support“.
