Auftragsüberwachung

Neben der Auftragsverfolgung informieren E-Mails vom WebShop über den aktuellen Zustand einer Bestellung. Da inzwischen besonders bei Hardware- und Stuhlbestellungen auf Grund diverser Anforderungen der Lauf einer Bestellungen durch immer mehr Instanzen läuft, sollen verschiedene Info-Mails den Besteller über den aktuellen Stand informieren.

Softwarebestellungen

Hier ist es eigentlich recht einfach. Sie bekommen eine einzige Mail bei der Bestellung, in der falls notwendig auch der benötigte Key enthalten ist. Die eventl. Rechnung kommt anschließend per Hauspost.

 

Bestellung von Hardware, Möbel und Büromaterial

Hier ist der Fluss erheblich komplizierter und deshalb ist auch der Informationsbedarf viel höher. Eventl. werden auch einzelne Mails übersprungen, falls eine bestimmte Prüfung entfällt.

Betreff: [WebShop] Bestellung RZ/MB/BM-xxxxxx - Status 0

---> STATUS Ihres Auftrages: Bestellung muss vor Budgetpruefung vom Rechenzentrum/Einkauf geprueft werden.

Dies bedeutet, dass Sie Informationen in das Bemerkungsfeld geschrieben haben und der Auftrag erst von einem Mitarbeiter des Rechenzentrums/Einkaufs überprüft und ggf. angepasst/korrigiert wird. Diese Mail entfällt, falls keine Bemerkung bei der Bestellung eingetragen wurde. Dies wird im Normalfall umgehend erledigt.

Betreff: [WebShop] Bestellung RZ/MB/BM-xxxxxx - Status 1

--> STATUS Ihres Auftrages: Ihr Auftrag wurde zur Budgetpruefung an die Zentralverwaltung weitergeleitet.

Dies bedeutet, dass nun der Auftrag im SAP-System der Verwaltung auf ein ausreichendes Budget überprüft wird und anschließend der Rechnungsbetrag festgelegt wird. Falls das Budget nicht ausreichend ist, meldet sich ein Mitarbeiter der Haushaltsabteilung bei Ihnen bzgl. einer Änderung der Kontierung. Diese Budgetüberprüfung erfolgt am gleichen Tag.

Betreff: [WebShop] Bestellung RZ/MB/BM-xxxxxx - Status 2

--> STATUS Ihres Auftrages: Ihr Auftrag wurde an Firma xyz weitergeleitet.

Dies bedeutet, das Budget war ausreichend und der Auftrag ist jetzt beim Lieferanten. Normalerweise wird diese Mail, falls es vorher keine Probleme gab, noch am Bestelltag verschickt. Jetzt beginnt die vom Lieferanten vereinbarte Lieferzeit.

Betreff: [WebShop] Bestellung RZ-xxxxxx - Auftragsbestaetigung

Die Auftragsbestätigung ist bei uns eingegangen. Ebenso müssten Sie eine Kopie davon bekommen haben. Bitte überprüfen Sie hier nochmals, ob der Auftrag ihrer Bestellung entspricht.

Betreff: [WebShop] Bestellung RZ-xxxxxx - Abschluss

Die Rechnung ist bei uns eingegangen, geprüft und angewiesen worden.