Dropbox Education
Hintergrund
Dropbox ist ein sicherer Datenspeicher sowie ein smarter Workspace für zeit- und ortsunabhängige Teamzusammenarbeit, der alternativ zu Teamdrive und OneDrive genutzt werden kann, falls Teamdrive die notwendigen Anforderungen nicht ausreichend erfüllt.
Da für dienstliche Daten die Verantwortung bei der Universität liegt und die dafür erforderliche Kontrolle nur mit der Business-Lösung (Dropbox Education) von Dropbox möglich ist, hat die Universität einen Business-Vertrag mit Dropbox abgeschlossen.
Verwenden Sie daher für dienstliche Zwecke keinesfalls ein persönliches Dropbox-Konto sondern ausschließlich Dropbox Education; der Zugang kann über den WebShop bestellt werden.
Rahmen
Die Nutzung ist möglich soweit
- die Nutzungsregeln beachtet werden,
- Sie in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben,
- Sie sich mit den Informationen zum Datenschutz vertraut gemacht haben,
- Sie sich Ihre Verantwortung für barrirefreie Inhalte bewusst sind.
Berechtigte Nutzergruppen
Seit Ende 2018 bieten wir diesen Dienst Mitgliedern der Universität zur dienstlichen Nutzung an.
Bestellung
Der Dienst kann über den WebShop bestellt werden.
Installation
Dropbox kann auf vielfältige Art und Weise genutzt werden.
- Desktop-Anwendung (Windows, MacOS und Linux)
- Webanwendung
- Chrome-App
- iOS-App
- Android-App
Weitere Informationen
Dropbox bietet ein umfassendes Hilfecenter und es gibt eine aktive englischsprachige Community.
Externe Kooperationspartner
Sie können Dritten Dateien und Ordner per Link freigeben. Diesen Link können Sie mit einem Passwort schützen und mit einem Ablaufdatum versehen.
Ausführliche Erklärung zur Freigabe
Eine gleichzeitige Bearbeitung der freigegebenen Dateien und Ordner ist jedoch nicht möglich, da Versionierungskonflikte entstehen können.
Ein gleichzeitiges gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten wird in Dropbox Education über den integrierten Dienst Paper ermöglicht.
Support
Frist-Level-Support bietet unser IT-Support. Wenn wir nicht weiterhelfen können greifen wir auf den Support von Dropbox zurück.
Häufige Fragen
Warum kann für den dienstlichen Einsatz nicht das kostenlose persönliche Dropbox-Konto eingesetzt werden?
Für dienstliche Daten liegt die Verantwortung bei der Universität. Diese muss zahlreiche Vorschriften etwa aus Archivrecht, Datenschutzrecht, Haushaltsrecht und Steuerrecht beachten. Die dafür erforderliche Kontrolle ist nur mit der Business-Lösung von Dropbox möglich. Zudem besteht bei einem persönlichen Dropbox-Konto nur der Vertrag zwischen Ihnen und Dropbox, den Business-Vertrag hat die Universität abgeschlossen.
Wie kann ich Dropbox noch sicherer nutzen?
Wir empfehlen die Aktivierung der zweistufigen Überprüfung beim Login und eine regelmäßige Prüfung Ihrer Kontoaktivität.
Darüber hinaus können Sie etwa mit Cryptomator oder Veracrypt besonders schützenswerte Daten zusätzlich vor unbefugten Zugriff sichern.
Ist Dropbox als Dienst sicher?
Dropbox hat umfassende Sicherheitszertifizierungen. 100%-Sicherheit gibt es jedoch nicht.
Die Daten liegen im ruhenden Zustand in Frankfurt und Dropbox hat ein Testat gemäß BSI C5, welches sogar Bundesbehörden die Nutzung in geeigneten Fällen erlauben würde.
Dürfen personenbezogene Daten überhaupt durch Dropbox, einem US-Konzern, verarbeitet werden?
Ja, solange Dropbox rechtlich geeignete Garantien anbietet. Dropbox verarbeitet die Dateien und Ordner als Auftragsverarbeiter ausschließlich weisungsgebunden für die Bereitstellung des Dienstes einschließlich Weiterentwicklung und Support. Als Garantien setzt Dropbox auf die Standardvertragsklauseln.
Neuheiten
Über Neuheiten informiert das Blog von Dropbox.
