Allgemeine Regelungen für die Nutzung von Dropbox

Vorgaben zur Nutzung

Rechtliche Grundlagen für die Nutzung des Dienstes sind die Benutzungsordnung Informationsverarbeitungssysteme und die Benutzungsordnung Hochschulnetz, die Sie auch auf den Seiten des Rechtsamtes in der gültigen Fassung einsehen können.

Bestimmungen des Herstellers

Das Angebot von Dropbox unterliegt der Dropbox Business-Vereinbarung, den Dropbox-Nutzungsbedingungen und einer gesonderten Datenschutzvereinbarung.

Ergänzende Regelungen gemäß § 7 Abs 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg

Der Service ist ausschließlich zu dienstlichen Zwecken oder für dienstliche Projekte einzusetzen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und des Archivrechts. Die Nutzer müssen für eine Sicherung der Daten eigenverantwortlich sorgen. Der Einsatz zu privaten Zwecken ist bei einem Bezug über den WebShop nicht vorgesehen. Ein Nutzung des Dienstes mit Daten als Personalakten, Finanzdaten und Sozialdaten der Universität ist unzulässig.

Die Bestimmungen des Herstellers sind von Bestellenden an die Nutzenden der Software weiterzugeben.

Die Speicherung eigener Inhalte, Wissenssammlungen oder im Austausch über Dropbox erhaltener Inhalte sind primärer Einsatzzweck.

Allgemein gilt: Unveröffentlichte personenbezogene Daten von Personen, die nicht Dropbox nutzen (Fall 1), dürften ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung oder besonderem Schutz (Fall 2) unterliegen, unverschlüsselt in das Speicherangebot des Dienstes übergeben werden. 
Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung aber auch transkribierte Interviews; Beispiele für Fall 2 sind etwa Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.

Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorvorgaben der Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen. Wir empfehlen Ihnen zu diesem Zweck VeraCrypt oder Cryptomator einzusetzen.

Soweit eine Zulässige Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter erfolgt, müssen Sie die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellen.

Betadienste von Dropbox dürfen nicht genutzt werden.