Literaturverwaltungssoftware

Viele Literaturmanagementlösungen haben inzwischen auch Clouddienste, die ein Speichern in der Cloud sowie Zusammenarbeit ermöglichen.

Soweit für Literaturmanagementdienste verfügen auch über Onlinespeicherangebote mit Team funktionalitäten. Soweit die Lösung nicht nur einzeln sondern sondern im Team und auch für das Projektmanagement genutzt wird, ist eine Auftragsverarbeitung mit den Anbietern erforderlich.

Derzeit sind weder für Endnote noch für Zotero Auftragsverarbeitung abschließbar, insoweit bleibt folgende Nutzungsmöglichkeit für die Cloud:

"Wir unterstützen Ihre wissenschaftliche Arbeit mit unterschiedlichen Lösungen zum Literaturmanagement. Im Hinblick auf den fehlenden rechtssicheren Rahmen für die Onlinedienste der Anbieter weisen wir darauf hin, dass Sie im Rahmen der dienstlichen Nutzung Folgendes beachten: 

Unveröffentlichte personenbezogene Daten von Personen, die diesen Dienst nicht nutzen (Fall 1), dürfen ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung oder besonderem Schutz (Fall 2) unterliegen, unverschlüsselt in das Onlinespeicherangebot des Dienstes übergeben werden. 

• Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung aber auch transkribierte Interviews; 
  Beispiele für Fall 2 sind etwa nicht anonymisierte Umfragen ohne explizite Einwilligung der Betroffenen mit Bezug zu rassischer und ethnischer Herkunft, politischer Meinungen, religiöser oder weltanschaulicher Überzeugungen oder zur Gewerkschaftszugehörigkeit, zu genetischen Daten, biometrischen Daten, Gesundheitsinformationen, Sexualleben oder sexuellen Orientierung und Forschungsverträge mit Geheimhaltung. 

• Soweit eine zulässige Verarbeitung personenbezogener Daten Dritter erfolgt, müssen Sie die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellen."

Anstelle der Cloud kann eine lokale Installation von Datenbanken ein Lösungsansatz sein.

Lokale Einzelplatznutzung und individuelle Cloudnutzung 

Citavi, Endnote, Zotero

Gemeinsame lokale Nutzung

Citavi, Zotero

Gemeinsame Cloudnutzung

Citavi

Vertragspartner

Nach den Terms and Conditons ist QSR, LLC der Vertragspartner. Gleichzeit ist auch denkbar, dass nunmehr Lumivero, LLC der Vertragspartner ist.

Der Vertrieb erfolgt in Deutschland Stand September 2023 über Alfasoft GmbH, Brüsseler Str. 1-3, 60327 Frankfurt am Main, Deutschland. Daneben können einzelne Lizenzen auch direkt über den Hersteller bezogen werden.

Produkte

• Citavi Web
• Citavi Windows
• DBServer

Add-ins

Das klassische Add-in für Microsoft Word wird perspektivisch durch den Citavi Assistant abgelöst.

Eine zentrale Verwaltung des Add-ins Citavi Assistant erfordert Exchange Online. Alternativ müssen die datenschutz- und informationssicherheitskritischen optional verbundenen Erfahrungen für den Microsoft Tenant erlaubt werden.

Hilfe zu den Unterschieden

Datenschutz

Für die Onlinedienste wird mit Citavi eine Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Derzeit sind noch Unklarheiten zum Umfang der Auftragsverarbeitung in Klärung.

Der internationale Datentransfer wird durch die Standardvertragsklauseln abgesichert. Für unsichere Drittstaaten liegt eine positive Beurteilung der Rechtslage und Praxis vor. Die Kundendaten werden zudem grundsätzlich im Europäischen Wirtschaftsraum gespeichert.

Datenübermittlungen 

Eine Übersicht über die Datenübermittlung und Programmstart, Anmeldung und Nutzung findet sich im Nutzungshandbuch unter

https://www1.citavi.com/sub/manual6/de/privacy_information.html

Ferner gewähren die Nutzungsbedingungen die Erstellung von Nutzungsstatistiken der Clouddienste.

Informationssicherheit

Eine Übersicht zu den Maßnahmen sowie die Möglichkeit vermutete Sicherheitslücken zu melden finden sich ebenfalls im Handbuch unter

https://www1.citavi.com/sub/manual6/de/security_information.html

Barrierefreiheit

Es finden sich keine Prüfberichte zur Barrierefreiheit des Produktes. Im Teilen kann das Programm auch über die Tastatur bedient werden.