E-Mails schreiben, die keinen SPAM-Verdacht erregen

Das Schreiben SPAM-verdachtsfreier E-Mails erfordert keinen großen Aufwand, hilft jedoch den Empfängern sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten professionell und angemessen wirken. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

Angemessene Betreffzeile: Vermeiden Sie verdächtige oder reißerische Betreffzeilen, da diese als Spam oder Phishing-Versuch interpretiert werden könnten. Halten Sie den Betreff prägnant und beschreiben Sie den Inhalt der E-Mail kurz und präzise.

Verwenden Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse: Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht durch Ihren Namen und den der Universität einen seriösen Gesamteindruck erhält. Vermeiden Sie E-Mail-Adressen, die unprofessionell oder verdächtig wirken könnten, z.B. private Adressen oder solche ohne Klarnamen. Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails als SPAM eingestuft werden.

Passen Sie den Ton und den Stil an: Achten Sie darauf, dass Ihre E-Mail einen angemessenen und professionellen Ton hat. Vermeiden Sie Rechtschreibfehler und verwenden Sie eine klare und präzise Sprache. Auch die übermäßige Verwendung von Großbuchstaben, Ausrufezeichen oder Emoticons sollte vermieden werden, da diese als unangemessen oder verdächtig angesehen werden könnten. Vermeiden Sie zudem Wörter oder Ausdrücke, die von entsprechenden "SPAM-Checkern" als SPAM-Anzeichen interpretiert werden können, wie beispielsweise übertriebene Versprechungen, finanzielle Angebote oder fragwürdige Inhalte.

Verwenden Sie keine verdächtig wirkenden Anhänge: Falls Sie Anhänge in Ihrer E-Mail verwenden, stellen Sie sicher, dass sie relevant und sicher sind. Verdächtige Dateiformate oder unerwartete Dateianhänge können von automatisierten Prüfsystemen ebenfalls als potenzielle Bedrohung wahrgenommen werden. Wenn möglich, vermeiden Sie die Verwendung von Anhängen und geben Sie stattdessen besser Links zu Dateien oder Informationen an.

Vermeiden Sie verdächtige Sprache oder Inhalte: Verwenden Sie eine neutrale Sprache und vermeiden Sie potentiell verdächtige oder anstößige Inhalte. Seien Sie vorsichtig mit der Verwendung von Fachbegriffen oder Akronymen, die für den Empfänger möglicherweise nicht verständlich sind. Passen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail an den Empfänger an und halten Sie sich an das eng an das Thema der Nachricht.

Seien Sie höflich und respektvoll: Vermeiden Sie beleidigende oder abwertende Bemerkungen und stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht klar und verständlich ist. Gehen Sie sachlich auf Fragen oder Anliegen des Empfängers ein.

Opt-out-Möglichkeit: Geben Sie den Empfängern die Möglichkeit, sich von Ihrem E-Mail-Verteiler abzumelden. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails einen gut sichtbaren Link oder Anweisungen enthalten, wie man sich abmelden kann, und respektieren Sie die Abmeldeanfragen umgehend.

Überprüfen Sie Ihre E-Mail vor dem Absenden: Lesen Sie Ihre E-Mail gründlich durch, bevor Sie sie absenden. Achten Sie auf Fehler, missverständliche Formulierungen oder verdächtig wirkende Inhalte. Überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht professionell und verständlich wirkt.

Denken Sie daran, dass der Kontext und der Empfänger Ihrer E-Mail ebenfalls eine Rolle spielen. Berücksichtigen Sie diese Hintergründe und passen Sie Ihre Nachricht entsprechend an.