Funktion
Was passiert im WebShop?
Der WebShop dient der Vereinfachung der Beschaffung von möglichst aller Hardware und Software im Bereich der IT sowie auch zunehmend von Büroartikeln (z.B. Stühle), die an der Hochschule benötigt werden. Vorzugsweise werden hier Massenartikel bzw. alle Artikel die über Rahmenverträge, Sammelbestellungen und Ausschreibungen bezogen werden können, angeboten. Über den WebShop sind alle Bestellungen für die einzelnen Einrichtungen möglich - für Softwarebestellungen für private Rechner dient das StudiSoft .
Bewusst betreiben wir hier eigene Portale, um den Mitarbeitern und Studierenden die Möglichkeiten zu geben über eine Website alle möglichen Artikel zu bestellen, ohne bei einem Lieferantenwechsel immer wieder auf andere Shops mit unterschiedlicher Bedienung verwiesen zu werden. Vorrangig ist für uns auch vor allem die Automatisierung und Verbesserung der Prozesse innerhalb unserer Hochschule und nicht der Prozesse der Lieferanten.
Beim Bestellablauf sollen möglichst viele Prozesse automatisiert bzw. vereinfacht werden, um neben einem möglichst einfachen Bezug auch die "Abläufe" automatisch im Hintergrund ablaufen zu lassen.
Über das Angebot kann sich jeder Mitarbeiter innerhalb des Hochschulnetzes und der mitversorgten Einrichtungen (z.B. Fachhochschule, Universitätsklinik und Musikhochschule) informieren. Um Artikel im Webshop zu bestellen, muss man jedoch einmal vom Haushaltsberechtigten der Einrichtung schriftlich ermächtigt werden. Danach genügt für die Bestellung der Account und das Passwort des jeweiligen Berechtigten.
Weitere Informationen zu den Bestellberechtigungen finden Sie auf der folgenden Seite:
Informationen zu Bestellberechtigungen
Was passiert bei Hardware- und Stuhlbestellungen?
Bei Hardware- und Stuhlbestellungen ist fast der komplette Bestellablauf automatisiert:
- Auswahl des Artikels und Bestellung
- Information des Netzwerkverantwortlichen (nur bei Hardware)
- Budgetprüfung
- Lieferung bis an den Arbeitsplatz
- Rechnungsprüfung und automatisierte Zahlung
- Übernahme in die Anlagebuchhaltung (Inventarverzeichnis)
Was passiert bei Softwarebestellungen?
Bei Bestellungen von Software ist es das Ziel den Bestellern einen möglichst schnellen Zugriff auf die Software zu ermöglichen. Dabei werden auch die möglichen Lizenzmodelle abgebildet.
Deshalb bekommt der Besteller nach Abschluss der Bestellung sofort die Möglichkeit, die Software herunterzuladen, und einen eventl. notwendigen Key per Email zugeschickt. Die Rechnung wird anschließend noch traditionell per Hauspost verschickt.
