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  • 50-jähriges Jubiläum des Rechenzentrums
Information Technology Centre

Datenschutz - Dropbox

Einwilligung zur Nutzung von Dropbox für lizenzierte Personen

Sie willigen ein, dass von Ihnen

die persönliche dienstliche E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Angehörigkeit und Mitgliedstatus zur Universität und die Dateien, die Sie im Dienst ablegen,

zum Bezug und Anbieten und Betrieb von Dropbox einschließlich Support und statistischer Auswertung der Nutzung durch die Universität Würzburg ggf. auch ohne rechtliche Sicherheit über das Datenschutzniveau verarbeitet werden.

Ihre Einwilligung umfasst, dass Ihre Daten werden dafür an

Dropbox, Inc (Vereinigte Staaten von Amerika, 333 Brannan Street San Francisco, California 94107)

und Dropbox International Unlimited Company (Irland, One Park Place, Floor 5, Upper Hatch Street, Dublin)

durch Übermittlung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung offengelegt werden, die für Dropbox Inc. auf den EU-Standarddatenschutzklauseln basiert und weitere Unterauftragsverarbeiter umfassen kann.

Durch die Entscheidung 2021/914 der EU-Kommission vom 4. Juni 2021 liegt durch einen Vertrag von Dropbox Inc und der Unterauftragsverarbeiter ebenso eine Datenschutzgarantien vor. Der Anbieter unterliegt den Pflichten des California Consumer Privacy Act (CCPA). Es kann jedoch nicht beurteilt werden, ob diese Gesetze ausreichen, von einem angemessen Datenschutzniveau in den Vereinigten Staaten von Amerika sowie in dessen Bundesstaat Kalifornien auszugehen, insbesondere wenn eine Weitergabe nach Anfragen von Behörden (etwa National Security Agency, Central Intelligence Agency, ...) an diese erfolgt. Hier kann Rechtsschutz regelmäßig kaum und wenn nur nach dem nationalen Recht der Vereinigten Staaten von Amerika ersucht werden. Die Aufsichtsbehörden verfügen möglicherweise nicht über die gleiche Unabhängigkeit wie die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz im Europäischen Wirtschaftsraum und Ihnen stehen unter Umständen weniger oder keine Durchsetzungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können Ihre Rechte aus dem Datenschutz insoweit nur im europäischen Wirtschaftsraum durchsetzen.

Sie können ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Ohne Ihre Einwilligung oder im Falle eines Widerrufs können Sie Dropbox nicht weiter über unser Angebot nutzen.

Für die Single-Sign-On-Funktionalität, kann auch Microsoft beauftragt werden.

Die vollständigen Datenschutzinformationen zum Dienst finden Sie auf den Seiten des Rechenzentrums. Bei Fragen können Sie Sich an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Informationen zur Datenverarbeitung

Basisinformationen

Verantwortlicher

Julius-Maximilians-Universität Würzburg
(Körperschaft des öffentlichen Rechts)

Ihr Präsident oder ihre Präsidentin vertritt die Universität.

Sanderring 2, 97070 Würzburg

Telefon +49(0)931-31-0
Telefax +49(0)931-31-82600

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter der Julius-Maximilians-Universität Würzburg
Sanderring 2
97070 Würzburg
Telefon +49(0)931-31-0
datenschutz@uni-wuerzburg.de

Allgemein

Hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen als einer betroffenen Person die nachfolgend genannten Rechte gemäß Art. 15 ff. DSGVO zu:

  • Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten. Ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten sowie auf weitere mit der Verarbeitung zusammenhängende Informationen (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG).
  • Für den Fall, dass personenbezogene Daten über Sie nicht (mehr) zutreffend oder unvollständig sind, können Sie eine Berichtigung und gegebenenfalls Vervollständigung dieser Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
  • Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 17 DSGVO) oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten (Art. 18 DSGVO) verlangen. Das Recht auf Löschung nach Art. 17 Abs. 1 und 2 DSGVO besteht jedoch unter anderem dann nicht, wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt (Art. 17 Abs. 3 Buchst. b DSGVO).
  • Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.
  • Wenn Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
  • Liegt eine internationale Übermittlung von personenbezogen Daten ohne Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission vor, haben Sie das Recht eine Kopien der vertraglichen Garantien auf Anfrage bei uns erhalten.
  • Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde im Sinn des Art. 51 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für bayerische öffentliche Stellen ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München. Neben dem Beschwerderecht können Sie auch einen gerichtlichen Rechtsbehelf einlegen.

Widerrufsrecht bezüglich Einwilligungen

Soweit die Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf wirkt erst für die Zukunft; das heißt, durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitungen nicht berührt.

Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr.

Das Archivrecht (und dessen Vorrang gegenüber der Löschung) bleibt bei Löschfristen unberührt.

Zwecke der Verarbeitung

Hilfsmittel für die eigene oder gemeinsame geräteunabhängige Bearbeitung, Präsentation Speicherung und Weitergabe von Dokumenten, die im Rahmen der Aufgaben aus Forschung, Lehre und Verwaltung entstehen, einschließlich Support, Wartung und statistischer Auswertung der Nutzung.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO

Bereitstellungspflicht

Ohne die die Erstellung eines Accounts ist eine lizenzierte Nutzung von Microsoft 365 nicht möglich.

Datenkategorien

a) Accountdaten (Login-Informationen, Berrechtigungen, Passwörter)
b) Dokumente, Aufgaben und Kommentare
c) Nutzungsdaten
d) Verkehrsdaten
e) Cookies

Kategorien von betroffenen Personen 

  • Inhabende von Accounts (a-d)
  • Erstellende von den Dokumenten und in den Dokumenten genannte Betroffene (b)
  • Externe mit Zugriffsberechtigung (a-d)

Empfänger  

Bei Bedarf für das SSO

  • Microsoft Ireland Operations Limited, Microsoft Corporation und deren Unterauftragsverarbeiter und Supportdienstleister 

Internationaler Datentransfer

  • Für die Hochschule zur Lizenzierung die Rückausnahmen Art. 49 Abs. 1 lit a DSGVO
  • Dropbox, Inc und Unterauftragsverarbeiter, abgesichert durch die Standarddatenschutzklauseln (Anlage mit Modul 3 der Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates)

Bei Bedarf für das SSO

  • Microsoft Corporation und Unterauftragsverarbeiter, abgesichert durch die Standarddatenschutzklauseln (Anlage mit Modul 3 der Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates)

Speicherdauer 

a) 180 Tage nach Entzug der Berechtigung oder Beantragung der Löschung der Berechtigung oder des Dokumentes oder nach Ausscheiden der Accountinhaber
b), c) Mit Wegfall des Bedarfs, unter Berücksichtigung des Archivrechts sowie der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
b) Sicherungskopien altern nach 180 Tagen aus dem Backup
d) 90 Tage für Nutzungsstatistiken
e) Gemäß Dropbox-Cookie-Dokumentation