General policies for Microsoft 365 (German only)

Non-binding brief summary of the policy for Microsoft 365

• Use is subject to the terms and conditions for Microsoft products and online services and limited to university purposes.
• The University of Würzburg administers Microsoft applications available via https://myapps.microsoft.com/uni-wuerzburg.de or provides access to third-party services.
• Familiarize yourself with the legal framework that must be complied with for the particular service used.
• Important information as well as personal data of third parties should only be processed with Microsoft's online services in exceptional cases.
• You must take care for yourself backing up your data.

Vorgaben

Rechtliche Grundlagen für die Nutzung des Dienstes sind die Benutzungsordnung Informationsverarbeitungssysteme und die Benutzungsordnung Hochschulnetz, die Sie auch auf den Seiten des Rechtsamtes in der gültigen Fassung einsehen können. Die ergänzenden Regelungen werden kontinuierlich fortentwickelt.

Ergänzende Regelungen gemäß § 7 Abs. 10 Benutzungsordnung für Informationsverarbeitungssysteme der Universität Würzburg zur allgemeinen Nutzung von Microsoft 365

1. Die Nutzung der Software und Dienste erfolgt nach der vertraglich geltenden Fassung der Geschäftsbedingungen für die Produkte und Onlinedienste von Microsoft. Dabei sind insbesondere Microsofts Richtlinie für zulässige Verwendung zu beachten.
2.  Die Dienste können nicht in allen Ländern genutzt werden, insbesondere nicht in der Demokratischen Volksrepublik Korea, im Iran und in Kuba, Sudan und Syrien.
3. Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumsbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken oder für studentische oder dienstliche Projekte einzusetzen unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und des Archivrechts.
4. Der Systembetereuer für Microsoft an der Universität Würzburg sichert keine Daten aus Microsoft 365. Die Benutzerinnen und Benutzer haben eigenverantwortlich dier Sicherung von in Microsoft 365 verabeiteten Dateien sicherzustellen. 
5. Der Einsatz zu kommerziellen oder privaten Zwecken ist in den Lizenzbestimmungen nicht vorgesehen. Es werden ausschließlich persönliche, nicht übertragbare Lizenzen bereitgestellt.
6. Die Nutzung der Cloudspeicherdienste von Microsoft durch die Benutzerin oder den Benutzer erfolgt unter Beachtung sämtlicher Vorschriften und Regelungen insbesondere zum Sozialdatenschutz (§ 67 Abs. 1 SGB X; § 80 SGB X), Personalaktenrecht (Art. 104 BayBG; Art. 108 BayBG), Steuerrecht (§ 146 AO), Urheberrecht (§ 60a UrhG), Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen (§ 203 StGB), Telemedienrecht sowie der Regelungen zur ordnungsgemäßen Aktenführung.
7. Soweit durch die Benutzerin oder den Benutzer mit der Software und den Diensten personenbezogene Daten anderer Personen verarbeitet werden, müssen die Vorschriften des Datenschutzes eingehalten und die Erfüllung der Informationspflichten sichergestellt werden.
8. Bestimmungen und Informationen sind bei Bestellungen über StudiSoft oder WebShop an durch die Bestellung begünstigten Personen weiterzugeben.
9. Allgemein gilt: Unveröffentlichte personenbezogene Daten von Personen, die nicht Microsoft 365 bzw. Office 365 nutzen (Fall 1), die nicht im Bezug zu aufgabenbezogene Kommunikation stellen (Fall 2) dürften ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung und hohem Schutzbedarf unterliegen (Fall 3), unverschlüsselt in das Speicherangebot des Dienstes übergeben werden.
   Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung, für Fall 2 Mitteilungen von Kontaktinformationen oder Wissenswertem mit dienstlichem Bezug über fachlich zuständige oder Kontaktpersonen bei Dienstleistern und Kooperationspartnern, Kurs-/Veranstaltungsteilnehmer sowie für Fall 3 Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.
10. Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorgaben der Universität Würzburg entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.
11. Die Benutzerin oder der Benutzer nimmt zur Kenntnis, dass:
    • die Benutzerin oder der Benutzer nur berechtigt ist, die Software und Dienste während des lizenzierten Zeitraums zu nutzen.
    • sämtliche Software gelöscht werden muss bzw. Dienste nicht weiter genutzt werden können, wenn die Universität Würzburg den Vertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt, je nachdem welches Ereignis als erstes eintritt.
12. Der Systembetereuer für Microsoft 365 an Universität Würzburg behält sich vor, der Benutzerin oder dem Benutzer lediglich eine Auswahl an Software und Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken.
13. Der Auftragsverarbeiter stellt einige Funktionen seiner Software und Dienste als „Optionale verbundene Erfahrung“ bereit. Die Nutzung dieser Funktionen durch die Benutzerin oder den Benutzer darf ausschließlich mit den eigenen personenbezogenen Daten erfolgen und sofern die erforderlichen urheberrechtlichen Nutzungsrechte für eine Weitergabe der Werke an Microsoft bestehen.
14. Der Systembetereuer für Microsoft an der Universität Würzburg kann die Nutzung einzelner Software und Dienste durch weitere Benutzungsrichtlinien zusätzlich regeln.
15. Die Benutzerin oder der Benutzer nehmen zur Kenntnis, dass die Universität Würzburg usergebundene Konfigurationen der Software und Dienste verteilt. Diese finden auf allen Geräten der Benutzerin oder Benutzer Anwendung, auf denen der universitäre Account eingesetzt wird. Die Universität Würzburg schließt dabei im Rahmen des rechtlich Möglichen eine Haftung für Schäden oder Fehlkonfigurationen auf Privatgeräten vollständig aus.
16. Die Verwendung der Software und Dienste unterliegt außerdem den Bestimmungen des Campus- und School-Vertrages (CASA), einschließlich, aber nicht beschränkt auf Haftungsbeschränkungen, den Ausschluss von Gewährleistungen sowie den Ausschluss von Rechtsmitteln und Ansprüchen. Die Benutzerin oder der Benutzer nehmen insbesondere die im Anhang aufgeführten Passagen dieses Vertrages zu den oben genannten Themen zur Kenntnis.

Anhang

Bestimmungen aus dem Campus- und School-Vertrag (CASA)

9. Gewährleistungen.

a. Beschränkte Garantien und Rechtsmittel.

(i) Software. Microsoft garantiert, dass jede Version der Software für ein Jahr ab dem Datum, an dem die Einrichtung zum ersten Mal für diese Version lizenziert wird, im Wesentlichen die in der jeweiligen Microsoft-Benutzerdokumentation beschriebene Leistung erbringt. Wenn dies nicht der Fall ist und die Einrichtung Microsoft innerhalb der Gewährleistungsfrist darüber informiert, wird Microsoft nach ihrer Wahl entweder (1) den für diese Softwarelizenz bezahlten Preis zurückerstatten oder (2) die Software reparieren oder ersetzen.

(ii) Onlinedienste. Microsoft gewährleistet, dass jeder Onlinedienst in Übereinstimmung mit der anwendbaren SLA während der Nutzung durch die Einrichtung funktioniert. Die Ansprüche der Einrichtung bei Verletzung dieser Gewährleistung sind in der SLA genannt.

Die obigen Ansprüche sind die einzigen Ansprüche der Einrichtung bei Verletzung der Gewährleistung im Rahmen dieses Abschnitts. Die Einrichtung verzichtet auf alle Ansprüche wegen Verletzung der Garantie, die nicht innerhalb des Garantiezeitraums geltend gemacht wurden.

b. Ausschlüsse. Die Gewährleistungen in diesem Vertrag gelten nicht bei Problemen, die auf einen Unfall, Missbrauch oder auf eine Verwendung in einer Weise zurückzuführen sind, die mit diesem Vertrag nicht im Einklang steht, darunter die Nichteinhaltung der Mindestsystemanforderungen. Diese Gewährleistungen gelten nicht für kostenlose Produkte, Test-, Pre-Release- oder Beta-Produkte oder für Komponenten von Produkten, die die Einrichtung weitervertreiben darf.

c. Haftungsausschluss. Außer wie in den eingeschränkten Garantien oben beschrieben übernimmt Microsoft keine anderen Gewährleistungen oder Garantien und schließt alle anderen ausdrücklichen, konkludenten oder gesetzlichen Gewährleistungen oder Garantien, wie beispielsweise Gewährleistungen oder Garantien der Qualität, des Eigentums, der Nichtverletzung von Rechten Dritter, der Handelsüblichkeit oder der Eignung für einen bestimmten Zweck aus.

11. Haftungsbeschränkung.

Für jedes Produkt beschränkt sich die maximale gesamte Haftung jeder Partei gegenüber der anderen Partei unter diesem Vertrag auf direkte Schäden, die abschließend zuerkannt werden, sowie der maximalen Höhe nach auf die Beträge, die die Einrichtung für die entsprechenden Produkte während der Laufzeit dieses Vertrags zahlen musste, wobei Folgendes gilt:

a. Onlinedienste. Für Onlinedienste übersteigt die maximale Haftung von Microsoft gegenüber der Einrichtung für jeden Zwischenfall, aus dem ein Anspruch entsteht, nicht den Betrag, den die Einrichtung während der 12 Monate vor dem Zwischenfall für den Onlinedienst gezahlt hat.

b. Kostenlose Produkte und manipulationssicheren Code. Für kostenlos bereitgestellte Produkte und Code, den die Einrichtung ohne gesonderte Zahlung an Microsoft an Dritte weitervertreiben darf, ist die Haftung von Microsoft auf abschließend zuerkannte direkte Schäden bis zu 5.000 US-Dollar begrenzt.

c. Ausschlüsse. In keinem Fall haftet eine der Parteien für indirekte, zufällige, besondere, pönale oder Folgeschäden oder für Nutzungsausfall, Verlust von geschäftliche Daten, Einnahmeverlust oder Betriebsunterbrechung, unabhängig von der Ursache oder beliebiger theoretischer Haftbarkeit.

d. Ausnahmen. Beschränkungen oder Ausschlüsse gelten nicht für die Haftung, die sich aus den (1) Vertraulichkeitsverpflichtungen einer der Parteien (mit Ausnahme jeglicher Haftung in Bezug auf Kundendaten, die den oben genannten Beschränkungen und Ausschlüssen unterliegen), den (2) Pflichten der beklagten Partei oder der (3) Verletzung der geistigen Eigentumsrechte der anderen Partei ergibt.